A Automação Robótica de Processos (RPA, do inglês Robotic Process Automation) é uma tecnologia que utiliza robôs de software para automatizar tarefas repetitivas, manuais e de alto volume, geralmente realizadas por humanos. Ao simular a interação humana com aplicativos e sistemas, o RPA contribui para otimizar fluxos de trabalho, aumentar a eficiência e reduzir erros, liberando os colaboradores para se concentrarem em atividades mais estratégicas.

Benefícios do RPA

1. Redução de Custos e Aumento de Produtividade: A automação de tarefas rotineiras elimina a necessidade de intervenção manual em processos que consomem tempo, permitindo que as empresas reduzam seus custos operacionais. Além disso, o RPA pode operar 24/7, aumentando a produtividade e possibilitando uma maior capacidade de resposta às demandas do mercado.
2. Precisão e Conformidade: Robôs de software executam tarefas exatamente como foram programados, reduzindo a probabilidade de erros humanos e garantindo que os processos atendam aos requisitos de conformidade. Isso é especialmente importante em setores regulamentados, como financeiro e de saúde, onde erros podem ser caros e gerar consequências legais.
3. Escalabilidade e Flexibilidade: RPA pode ser escalado para atender a flutuações na carga de trabalho, oferecendo flexibilidade para adaptar processos conforme as necessidades do negócio. Além disso, é possível desenvolver robôs para processos específicos ou integrá-los em uma estratégia de automação mais ampla.
4. Experiência do Cliente e dos Colaboradores: Com a eliminação de tarefas repetitivas, os colaboradores têm mais tempo para focar em atividades que exigem criatividade e interação humana, melhorando a experiência no trabalho. Isso, por sua vez, pode levar a um atendimento ao cliente mais rápido e personalizado.

Conceitos-Chave

Center of Excellence (CoE)

O Center of Excellence (CoE) é um modelo organizacional que visa centralizar e padronizar as iniciativas de RPA dentro de uma empresa. Um CoE de RPA é responsável por definir a estratégia de automação, desenvolver as melhores práticas, fornecer suporte técnico e monitorar o desempenho dos robôs em operação.

Ao estabelecer um CoE, a empresa cria um ambiente de governança para a automação, promovendo consistência e controle sobre os projetos de RPA. Isso também facilita o compartilhamento de conhecimento e aumenta a maturidade da organização no uso de RPA, permitindo uma implementação escalável e eficaz.

Descoberta de Processos (Process Discovery)

A discovery ou descoberta de processos é uma etapa crucial no RPA, pois identifica os fluxos de trabalho que mais se beneficiariam da automação. Para isso, são utilizadas ferramentas para observar e analisar os processos atuais, identificando gargalos e etapas repetitivas, alem de identificar oportunidades de automação.

Essa descoberta permite que a organização priorize os processos mais adequados para a automação, otimizando recursos e maximizando o retorno sobre o investimento (ROI) em RPA. A partir da descoberta de processos, a empresa pode montar um portfólio de automação, criando um roadmap de implementação baseado na viabilidade e no impacto da automação em cada processo.

Automação de Documentos

A automação de documentos é uma extensão poderosa do RPA, especialmente em setores que lidam com grandes volumes de dados não estruturados, como documentos em PDF, formulários e e-mails. Tecnologias de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), junto com inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina, permitem que o RPA leia, interprete e extraia dados de documentos, automatizando processos como validação de formulários, processamento de pedidos e controle de contas a pagar.

Essa capacidade de automatizar documentos aumenta a eficiência e minimiza o erro humano na manipulação de informações. No entanto, a automação de documentos requer um trabalho mais robusto de análise e treinamento dos robôs, pois os dados não estruturados são mais complexos e variáveis do que os dados estruturados.

Metodologias e Melhores Práticas para Implementação de RPA

1. Avaliação Inicial e Planejamento: Antes de iniciar um projeto de RPA, é essencial realizar uma análise de viabilidade para entender quais processos são adequados para a automação. Durante essa fase, o impacto esperado e o custo de implementação são avaliados.
2. Desenvolvimento Ágil: Muitas organizações usam metodologias ágeis no desenvolvimento de RPA, implementando sprints para criar e testar robôs rapidamente. O desenvolvimento ágil permite ajustes contínuos, garantindo que os robôs estejam alinhados às necessidades do negócio.
3. Monitoramento e Análise de Performance: Após a implementação, é crucial monitorar os robôs para assegurar que eles estão funcionando conforme esperado e proporcionando os benefícios projetados. Indicadores de desempenho (KPIs) devem ser estabelecidos para medir o impacto e identificar oportunidades de melhoria.
4. Treinamento e Envolvimento de Colaboradores: A adoção de RPA é mais eficaz quando os colaboradores são treinados para trabalhar com os robôs e entender o papel da automação no contexto da empresa. É importante que todos entendam que a automação não substitui o trabalho humano, mas o complementa, liberando as equipes para atividades de maior valor.